Ungültige Szenarien und Zeitperioden unterdrücken

Es ist nur eine kleine Option in dem Menü des Planungsrasters, aber diese erweckt viel Freude in mir. Wenn wir Daten Formulare in Planning erstellen, dann wollen wir diese dynamisch und so klein wie möglich halten. Dieses einerseits, um den Benutzern das Beste von Planning zu geben – Formulare die sich schnell öffnen und genau das richtige anzeigen und andererseits die Betriebskosten und Fehleranfälligkeit durch manuelle Anpassungen in statischen Formularen nicht in die Höhe zu treiben.

Was ist das für eine Option, die Ihren Blogger so erfreut? Zur Beantwortung schlage ich einen kleinen Bogen und fange in der Szenario Dimension an. Beim Anlegen von einem Szenario muss angegeben werden, für welchen Zeitraum dieses Szenario gültig ist. Wenn man ein Budget Szenario anlegt wie z.B. Plan_2017, dann würde man den Zeitraum Januar 2017 bis Dezember 2017 definieren. Denn dieser Zeitraum sollte zur Dateneingabe geöffnet werden. Mit dieser Einstellung wird für alle Anwender (auch dem Administrator) dieser Zeitraum (und auch nur dieser) in allen Formularen zum Beschreiben freigegeben. Dieses bedeutet aber noch nicht, dass dieser Zeitraum jetzt auch dort auf den Formularen ausgewählt ist!

Wenn ich den Zeitraum Januar 2017 bis Dezember 2017 zur Verfügung stellen will, dann ist dieses einfach möglich, indem man alle Monate in den Spalten darstellt und mit den „Level 0 Descendants“ (abhängige) von Periode kombiniert.

Komplizierter wird es dann mit der Rollierenden Planung, wo die nächsten 12 Monate geplant werden sollen. Dieses bedeutet in den meisten Fällen, dass der Zeitraum über das Jahr hinausgeht – also eine Kombination von Jahren und Monaten hat. Wenn das Formular für die Rollierende Planung erstellt wird, die im Oktober 2016 anfängt, dann hat man die Monate Oktober, November und Dezember in 2016 und Januar bis September im Jahr 2017 in den Spalten. Wenn dann im Februar 2018 die nächste Rollierende Planung gemacht werden soll, dann müssen die Formulare wieder auf die neue Zeitperioden umgestellt werden.

Abbildung 1: Rollierende Planung für den Zeitraum FY16 Oktober bis FY17 September

Abbildung 2: Rollierende Planung für den Zeitraum FY17 Februar bis FY18 Januar

Wenn man dutzende Formulare hat, kann diese Arbeit schon eine Weile dauern. Obwohl es einfache Klick-Arbeit ist, sollte man schon wach bleiben. Wenn die Formulare nicht korrekt sind, können viele Fehler auftreten.

Natürlich werden erfahrene Mitarbeiter Substitutionsvariablen einsetzen, und damit viel Arbeit schon erledigen, aber es bleibt manuelle Arbeit übrig.

Wie eine kleine Option das Leben doch einfacher machen kann.

Da ist sie… in Abbildung 3 unter „Other“. Dort steht zum Häckchen setzen “Suppress invalid Scenario/Time Periods”.

Abbildung 3: Die Rastereigenschaften mit der Option “Suppress invalid Scenario/Time Periods”.

Dann kann das Formular mit nur einer Spalte aufgebaut werden, wo alle Jahre und alle Monate selektiert wurden. Wenn das Formular dann geöffnet wird, dann kommt der Zeitraum, der in RollPlan angegeben wurde, als Selektion in die Spalte A.

Abbildung 4: Rollierende Planung Dynamisch für den Zeitraum RollPlan

Wie performant ist das denn, werden Sie sich fragen. Meine Erfahrungen bisher waren positiv. Es scheint also so zu sein, dass die gültigen Perioden schon in der Abfrage auf dem Server mitgegeben werden, und nicht erst nachher ein Filter angewendet wird. Diese Erfahrungen basieren auf der Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS), denn leider ist diese Funktionalität noch nicht in der „On-Premise“ Version vorhanden.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass dieses eine Rasteroption ist. Das bedeutet, es kann auch in den Zeilen angewendet werden.

Fazit

Oracle Development, vielen Dank für diese “Suppress invalid Scenario/Time Periods” Funktion. Sie wird uns bei den Rolling Forecasts großartig unterstützen und die Betriebskosten senken. Selbst habe ich sie auch schon eingesetzt in einem Modell mit Wochen (in Szenarien) und Tagen in der Perioden Dimension. Hierdurch reduzierte sich meine Anzahl Formulare von 53 auf 1!

Ihr Philip Hulsebosch