Planning Cloud – die Lösung für Ihre Datenerhebungen

Firmen sind nie isoliert und wechseln stetig Daten miteinander aus. Dieses geschieht in vielfältiger Weise, unter anderem auch mit Excel.

Für eine Datenerhebung werden Excel Arbeitsblätter als Vorlagen an Personen per Email verschickt. Die Empfänger füllen diese aus und senden diese wieder zurück. Wenn es Eingabefehler gibt, oder wenn Daten fehlen, dann fängt dieser Prozess wieder von vorne an.

Dieses ist Excel Pingpong. In manchen Firmen wird dieses dann auch noch erweitert durch einen Excel Zirkus – die erhobenen Daten werden dann in andere Excel Dateien konsolidiert und aufbereitet für das Reporting.

Wussten Sie, dass Zirkus vom lateinischen „circus“ abstammt und Kreis bedeutet? Die Definition für einen Zirkus ist: eine Gruppe von Artisten, die eine Vorstellung mit verschiedenen artistischen  Darbietungen wie Akrobatik, Clownerie oder Zauberei zeigt.

Nun wäre es natürlich eine gute Idee, die Datenerhebung mit Planning zu machen. Eine kleine Applikation mit ein oder zwei Eingabeformularen, Berechtigungen und dann kann es auch schon fast losgehen. Nur, wie kommen die Teilnehmer von außerhalb der Firma an das firmeneigene Planning? Aus verständlichen Sicherheitsgründen sollen Betriebsfremde nicht durch die Firewall direkt auf einer Datenbank Dateneingaben machen und Berichte erstellen.

 

Eine einfache Lösung ist: die Planning Cloud!

Sie denken jetzt vielleicht, wie soll denn dort die Budgeting and Planning Cloud Service helfen?

Nun, vereinfacht gesagt, ist die Planung eine dezentrale Dateneingabe in einem vorbestimmten Format. Genau das, was mit den Excel Vorlagen per Email erreicht wird. Es wird ein Datenformular mit einem bestimmten Layout und oft schon einigen Daten zur Verfügung gestellt. Ein Benutzer macht seine Eingaben und speichert diese ab. Eventuell kann man einen Genehmigungsprozess aufsetzen, um eine formelle Abgabe zu dokumentieren.

Das alles erfolgt in einer Planning Cloud Instanz, also außerhalb des Firmennetzwerks. Wenn die Eingaben gesammelt sind, werden diese in einem Transfer über eine sichere Verbindung in die Datenbank innerhalb des Firmennetzes übertragen.

In der Cloud werden die Daten durch einen Prozess gelöscht, wenn sie nicht für weitere Eingaben oder Berichte für die Teilnehmer notwendig sind.

Abbildung 1. Architektur Planning Cloud und Firmennetzwerk

Dieses erspart das Erstellen von Excel Vorlagen und deren Versand. Auch die manuell aufwendige und fehleranfällige Arbeit der Datenübertragung entfällt. Es bleibt die Prozesskontrolle, wer hat abgegeben und wer nicht, denn auch Dateneingabefehler von Seiten der Teilnehmer kann man mit Validierungen auf den Formularen schon zu einem großen Teil abfangen.

Fallbeispiel Zeiterfassung

Das oben beschriebene Verfahren habe ich für ein Beratungsunternehmen in einem großen Projekt, wo ich Berater war, umgesetzt. Wir mussten alle Excel Templates mit einer Zeiterfassung ausfüllen und dem Projektmanager zusenden. Es dauerte nicht lange, und der Projektmanager war länger damit beschäftigt die Excel Blätter in Berichte umzusetzen, als dass er Zeit hatte, das Projekt voran zu bringen.

Nun, dann haben wir kurzerhand eine Planning Applikation erstellt, welche uns und dem Projektmanager das Leben einfacher machte.

 

Wie haben wir die Essbase-Datenbank modelliert?

Das Gesamtprojekt ist in einer Dimension mit dem Namen „Arbeitspakete“ aufgebaut. Diese strukturieren sich in Projektteilbereiche und der Berater hat nur Schreibrechte auf seine eigene Teilpakete.

Die Dimension Accounts enthält die Kennzeichen „Abrechnungsfähige Stunden“ aber auch „Change Request Stunden“. Die Berater geben auch einen „Fertigstellungsgrad“ in Prozent an.

Für das Projektcontrolling haben wir weitere Kennzahlen wie Stundensatz hinterlegt. Auch haben wir den geschätzten Zeitaufwand für die Teilbereiche eingegeben und damit konnten wir einige Plan-Ist-Vergleiche gemacht werden. Das gibt eine interessante Sicht auf die eigenen Schätzungen. Vor allem der Faktor „Meetings“ wird stark unterschätzt.

In der Dimension „Zeit“ haben wir die Tage aufgenommen, die einerseits in Wochen aggregieren, andererseits in Monate. Mit Variablen öffnen wir den Eingabezeitraum der aktuellen Woche und die Teilnehmer geben im Genehmigungsprozess ihre Daten an den Projektmanager ab. Hierbei gibt es auch ein Kommentarfeld, in das der Berater Informationen für den Projektmanager ablegen kann. Falls es Korrekturbedarf gibt, kann die Zeitperiode für eine Eingabe durch diesen Berater nochmals geöffnet werden.

 

Hier noch einige Abbildungen von den Datenformularen. Ich habe diese natürlich anonymisiert.

Abbildung 2.: Eingabeformular für geleistete Stunden

Abbildung 3.: Account Dimension

Abbildung 4.: Arbeitspakete Dimension

 

Diese fertige Applikation stellen wir Ihnen bei Interesse gerne als Demo vor. Es soll als einfaches Beispiel dienen, wie problemlos eine dezentrale, firmenübergreifende Datenerhebung sein kann! Pingpong spielen sollte man in der Freizeit und den Zirkus sollte man besser „Cirque du Soleil“ https://www.cirquedusoleil.com/en/shows/varekai/show/about.aspx überlassen.

 

Ihr Philip Hulsebosch