Ihnen vorgestellt: Oracle Synopsis

Auf der Essbase Anwendertagung wurde Oracle Synopsis präsentiert – eine analytische App für das Smartphone in welchem speadsheets geöffnet, analysiert und interaktiv gemacht werden können. Dieses alles in einer schönen grafischen Oberfläche, die keiner Schulung bedarf. Ach ja, und diese App ist gratis!

In diesem Beitrag zeige ich ihnen die Funktionalität, gebe ihnen einige Tipps und bespreche auch wo ich noch Verbesserungsmöglichkeiten sehe.

Oracle Synopsis ist im Rahmen der Weiter- und Neuentwicklungen in der BI Tools entstanden. Es bietet eine Lösung für diejenigen unter uns, die auf mobile Endgeräte Excel Dateien bekommen, und diese wegen dem Umfang und Struktur der Datei nicht auf dem kleinen Display lesen können. Es ist ein interessantes Gadget, welches viel Potential zur Weiterentwicklung hat. Stichworte sind hier Machine Learning, Mobile und Artificial Intelligence. Für die „early adopters“ unter uns, und die nicht zurück bleiben wollen: Lesen sie weiter!

Installation

Es gibt auch eine iOS Version, aber ich verwende ein Andriod Smartphone (BQ Aquaris 5X) und konnte die App schnell in dem Google Play Store finden. Es wird um eine Einwilligung der Benutzerlizenz gefragt und dann ließ sich die App Version (2.0.0_72) einfach installieren.

Synopsis möchte gern Zugriff auf Photos, Medien und Dateien haben, die auf dem Smartphone gespeichert sind. Ich habe ja immer ein gewisses Mistrauen, aber stimme dem doch zu, denn ohne Zugriff kann die Applikation ja keine Daten laden.

Abbildung 1: Oracle Synopsis Seite in der Google Play Store.

Oracle Synopsis gliedert in Projekte. Mit der Installation kommt ein Demo Projekt mit dem Namen „Top Grossing Movies“. Diese ist in Abbilung 2 sichtbar. Sie können also direkt nach der Installation sich mit der Software vertraut machen.

Abbildung 2: Das Demo Projekt wird automatisch installiert.

Meine eigene Datenquelle einbinden

Aber ich möchte meine eigene Datei als Datenquelle verwenden und ein Projekt erstellen. Hierzu habe ich die weit bekannte Essbase Beispiel-Datenbank Sample.Basic auf Deutsch übersetzt. So habe ich die Bundesländer in der Dimension Region und Erfrischungsgetränke (und – ich konnte es nicht lassen – Bier) in der Dimension Produkte.

Auf dieser Essbase Datenbank erstelle ich mir einen SmartView Bericht und sende mir diesen selbst per Email zu. Ich kann diesen Anhang direkt mit Synopsis öffnen. Es gab direkt einen Prompt, welches der Tabellenblätter ich öffnen möchte.

Man kann sich auch eine Datei per BlueTooth direkt auf das Smartphone kopieren und diese verwenden.

Wie in Abbildung 3 zu sehen, können folgende Datenquellen für neue Projekte sein:

Lens                       dieses ist die Kamera des Endgeräts. Es können Bilder von z.B. Tabellen analysiert und verarbeitet werden!

OAC                       Oracle Analytic Cloud (wenn sie diese haben).

File Explorer       Dateimanager mit Excel- oder Textdateien.

Google Fit           das hat was mit Sport zu tun – nein nicht den Sport im Fernsehen 😉

 

Ich habe selbst den Dateimanager und die Kamera getestet, aber in diesem Betrag schreibe ich nur zur Datenquelle Excel.

Abbildung 3: Datenquellen für Oracle Synopsis Projekte

 

Hier einige Technische Details:

• Unterstützte Dateiformate: .xls .xlsx und .csv
• Anzahl Zeilen: 250.000 (iOS 25.000 – ja ein faktor 10 kleiner!)
• Unterstützte Werte: Zahlen und Buchstaben (Worte)

Abbildung 4: Meie Datei in dem Ordner „Downloads“.

Abbildung 5: Ladeprozess der Datei SampleDE2017.xlsx

Die Excel Datei mit mehr als 57.000 Zeilen ist schnell in Synopsis importiert und das gesamte Projekt wird automatisch auf Basis der Daten erstellt. Beim Import wird die Datei analysiert und wie in den Abbildungen 6 und 7 ersichlich ist, kommen direkt die ersten Daten auf dem Bildschirm.

Nach dem Import wird die Quelldatei nicht mehr verwendet. Geschäftliche Daten sind vertraulich, daher wäre eine Option diese Datei dann direkt zu löschen vielleicht eine gute Idee.

Abbildung 6: Das Projekt ist geladen und hat den Namen der Datei bekommen.

Abbildung 7: Die Spalten der Datei werden Kennzahlen gesehen.

Was hier auffällt ist, dass immer die Summe der gesamten Spalte dargestellt wird, auch wenn es sich um Prozentwerte handelt. Aber es gibt viele Möglichkeiten, um diese Standardeinstellungen zu verändern. Dieses zeige ich ihnen im nächsten Teil.

Meine spezifischen Anpassungen

Ich werde hier die verschiedenen Optionen zur Anpassung des Projekts zeigen.

Als erstes möchte ich ein Euro-Zeichen bei Finanzwerte sehen. Hierzu schiebe ich die Zahl von Actual nach rechts und es erscheint das Menü, welches in Abbildung 8 sichtbar ist.

Abbildung 8: Das EUR Symbol wird ausgewählt.

Hier kann auch die Anzahl Dezimalstellen verändert werden und das Tausendertrennzeichen kann aktiviert oder de-aktiviert werden. Leider konnte ich keine Option finden, um die Darstellung von dem amerikanische in das deutsche Format umzuwandeln.

Wie in Abbildung 9 sichtbar kann neben der Summe, der Durchschnitt und die Anzahl der Kennzahl gewählt werden. Dieses bezieht sich auf die Daten in dieser Spalte.

Abbildung 9: Auswahl der Darstellung als Summe, Durchschnitt oder als Anzahl.

Wenn man auf den Knopf mit den 3 Punkten rechts-oben tippt (siehe Abbildung 7), dann kommt das Projekt Menü wie in Abbildung 10 hervor. Hier wähle ich zunächst die Option „Settings“.

Abbildung 10: Projekt menü

Wie in Abbildung 11 sichtbar, kann ich den Namen des Projekts verändern. Praktisch ist es also, direkt den Dateinamen so zu wählen, wie das Projekt heissen sollte.

Abbildung 11: Projektname Anpassen.

Auch können die Namen der Spalten angepasst werden. Hierzu selektiert man die Option „Rename“.

Abbildung 12: Anpassen der Spaltennamen.

Wie in Abbildung 13 zu sehen ist, können Spalten deaktiviert werden. Dieses habe ich mit der Spalte „Variance %“ gemacht. Wenn es Spalten mit Daten im Textformat gibt können diese hier zu den „Numbers“ geschoben werden. Es ist schon wichtig, welche Dimension in den Spalten liegt und welche in den Zeilen. Dieses ist also bei der Vorbereitung der Datei zu bedenken.

Abbildung 13: Spalten der Datei.

Durch den Knopf bei der Option „Edit column labels“ nach rechts zu schieben, kann ich die Namen der Spalten editieren. Besser wäre es natürlich, diese schon den gewünschten Namen in der Datei zu geben.

Ich gebe allen Spalten deutsche Namen.

Abbildung 14: Anpassen der Spaltennamen.

So, in Abbildung 15 sehen sie das Ergebnis der Änderungen.

Abbildung 15: Soweit die Änderungen zum Projekt.

 

Meine Analyse

Nun, mit Synopsis möchte ich einen Plan-Ist Vergleich machen für den Getränkeumsatz in der Region Nord. Etwas, was in einem Excel schnell gemacht wäre, aber wenn die Datei auf dem Smartphone liegt, einfach nicht machbar ist.

Abbildung 16: Automatisch erstellte Auswertungen von der Spalte Ist.

Ich scrolle runter und tippe auf die Grafik „Ist by Produkt“. Es öffnet sich die Grafik wie in Abbildung 17 dargestellt. In diese Grafik kann ich mit einer spreizenden Bewegung der Finger einzoomen. Der Diagrammtyp wurde auf Basis der Daten durch Synopsis gewählt. Das Programm analysiert selbstständig mit Logarithmen den Inhalt und wählt hierzu eine Darstellungsform aus.

Abbildung 17: Selektiert wurde „Ist by Produkt“.

Ehrlich gesagt ist der Inhalt dieser Grafik einfach „Schrott“. Es gibt verschiedene Doppel Zählungen, denn ich habe u.a. die einzelnen Monate und das Element „Periode“ in die Zeilen gelegt. Auch gibt es die Knoten in der Produktdimension. Etwas, was man halt mit Essbase macht…

Mit einem Fingerdruck auf den grünen Knopf teilt sich der Bildschirm horizontal und bekomme ich die Selektionsoptionen für diese Grafik.

Abbildung 18: Optionen für diese Grafik.

Ich tippe auf den Trichter neben Ist und kann hier einen Filter erstellen. Hier könnte ich eine Selektion der x grössten Werte, der x kleinsten Werte oder einen Wertebereich auswählen.

Abbildung 19: Auswahl in der Ist-Werte Spalte.

Ich lasse wie es ist, und tippe auf das grüne X. Zurück in der Übersicht wähle ich Plan und sehe direkt in dem oberen Teil, dass sich die Grafik anpasst. Blau ist die Farbe von Ist, wie auch im obersten Bereich sichtbar, und grün sind Plandaten.

 

Abbildung 20: Plandaten werden zu den Istdaten ausgewählt.

Ich wähle den Knopf „A TEXT“ und bekomme die übrigen Dimensionen zur Auswahl.

Abbildung 21: Die Dimensionen Markt, Produkt, Accounts und Periode.

Ich drücke auf das Filtersymbol neben „Markt“ und sehe die Dimension Markt. Wie in Abbildung 22 sichtbar ist, gibt es keine Hierarchie oder Sortierung der Elemente, wie wir das in der Essbase Outline kennen.

Abbildung 22: Die Elemente der Marktdimension.

Ich de-selektiere alle Elemente und wähle nur das Element Nord. Hierdurch setze ich den Filter in der Markt Dimension.

Abbildung 23: Dimension Produkt.

In der Produkt Dimension mache ich eine Selektion der Level0 Prokukt Elemente. Hier muss man schon wissen, was die Knotenelemente sind, denn sonst werden Werte doppelt gezählt.

Es wäre bessergewesen, meine Datei hätte die Hierarchie nicht in einer Spalte.

Abbildung 24: Selektion von Umsatz.

Ich wähle in den Accounts nur Umsatz aus.

Abbildung 25: Den Summenknoten „Periode“ deselektiert.

Bei den Perioden de-selektiere ich das Knotenelement „Periode“.

Natürlich kann ich aus verschiedenen Typen der Visualisierung wählen, wie Torten- oder Balkendiagramme, Grafiken und viele spezifische Darstellungstypen. Wenn die Datenauswahl verändert wird, z.B. durch das setzen eines zusätzlichen Filters, dann schaut Synopsis, welche Darstellung passt am Besten bei dieser Selektion. Diese kann selbstverständlich dann auch wieder angepasst werden.

So, jetzt mal nachsehen, welchen Grafiktyp ich am besten auswählen kann. Ich probiere einige durch, indem ich auf die Darstellungsform tippe. Ich entscheide mich für ein horizontales Balkendiagramm.

Abbildung 26: Die verschiedenen Grafiktypen können ausprobiert werden.

 

Ich drücke auf das X um in meine neue Grafik zurück zu kehren.

Abbildung 27: Meine Übersicht, etwas vergrössert.

Ja, so hatte ich mir das vorgestellt. Ein grosser Minuspunkt finde ich, dass ich keinen Point-of-View (POV) meiner Selektion sehe. Ich kann in dem Schaubild nicht sehen, dass ich nur die Region Nord ausgewählt habe. Ich muss dann zurück auf dem grünen Knopf und dann in dem Filter der verschiedenen Dimensionen nachsehen, was ich selektiert habe.

Daher erscheint es mir besser, kleinere Dateien zu bekommen, die schon auf die für mich interessanten Themen abgestimmt sind. Hierzu dann spezifische Projekte zu erstellen.

 

Weitere Informationen hinzufügen

Um eine Analyse zu erweitern, gibt es auch noch die Möglichkeit, um berechnete Spalten zu erstellen. Hierzu gibt es ein einfaches Rechentool und ich füge eine neue Spalte ein.

Abbildung 28: Eine berechnete Spalte einfügen.

Mein Vorgehen ist aber etwas anders. Ich möchte eine Auswertung nur für NRW machen und verwende hierzu eine berechnete Spalte. Dann mache ich eine Kopie von den Ist-Zahlen und füge einen Filter ein, der nur die Zahlen für Nordrhein-Westfalen selektiert. Dieses ist praktisch, wenn NRW mein Sales Bereich wäre. Ich bin mir immer sicher, dass ich aus dem richtigen Datentopf meine Auswertung mache.

Abbildung 29: Der Formel-editor. Die Ist Zahlen sind selektiert.

Abbildung 30: Der neuen Spalte einen Namen geben.

Ich selektiere „Ist“ und nenne die neue Spalte „Ist Daten NRW“.

Und schon ist sie da – meine neue Spalte mit Ist-Zahlen.

Abbildung 31: Meine neue Spalte hat die Farbe hellblau bekommen.

Als erstes werde ich in jeder automatisch erstellten Analyse unter Region den Filter auf NRW setzen.

Abbildung 32: Die automatisch generierten Diagramme.

Abbildung 33: Selektion von dem Bundesland NRW.

Danach kann ich weitere Selektionen in den anderen Dimensionen machen.

Abbildung 34: Selektion in den anderen Dimensionen von dem was ich auswerten möchte.

 

Und hier ist dann das Ergebnis.

Abbildung 35: Das Ergebnis mit verschiedene Auswertungen für NRW.

 

Exportieren des Projekts

Meine Arbeit und die Daten kann ich exportieren. Hierzu drücke ich wieder auf die drei Punkte rechts-oben und bekomme die Menüoption „Export Project“.

Abbildung 36: Export menü. Mein Akku ist schon im roten Bereich.

Abbildung 37: Auswahl des speicherorts.

 

Synopsis Projekte können nicht nur Grafiken innerhalb eines Projektes zusammengeführt werden, sondern auch Projekte können zu einem zusammengefasst werden. Für letzteres müssen aber die Datenstrukturen gleich sein. Bekommen sie täglich einen Excel Tagesbericht auf ihr Handy? Dann können sie diese in ein Projekt zusammenführen.

 

Zum Schluss

Damit die Zahlen und die Auswertungen nicht in die falschen Hände geraten, können diese verriegelt werden. Auf dem kleinen Vorhängeschloss tippen (schwarzer Pfeil in Abbildung 38) und mit dem Fingerabdruck die Datei verriegeln.

Mein Handy entriegele ich mit dem Fingerabdruck, daher weiss ich nicht, ob eine Passwort-Eingabe auch gehen würde.

Abbildung 38: Projekt Menü

Unter dem kleinen Rad bei dem grünen Pfeil kommt das Project Insight hervor. Hier wird das Projekt mit Machine Learning Logiken analysiert und alles herausgeholt was die Daten liefern. Auch dieses findet im Endgerät statt. Ich habe keinen Link mit Oracle und sehe auch keinen Datenfluss aus dem Handy heraus.

Die drei Punkte vom Projektmenü sind durch den roten Pfeil angegeben.

Abbildung 39: Die Machine Learning Logiken werden auf die Daten losgelassen.

Abbildung 40: Ergebnis der Projekt Insights.

Eine Deutsche Version ist in Synopsis nicht vorhanden (in der AOC sollte diese kommen) und wir sehen das Ergebnis. Wir sollten noch nicht zu grosse Erwartungen haben, denn dieses ist mehr lustig als seriös und es gibt noch Verbesserungspotential. Aber ein Anfang ist gemacht und der technische Fortschritt bringt uns in späteren Versionen vielleicht schon einen deutlich höheren Mehrwert.

 

Weitere Informationen sind hier zu finden:

Oracle Synopsis Webseite: https://www.oracle.com/solutions/business-analytics/synopsis.html

Dokumentation: https://docs.oracle.com/cd/E69221_01/bi/BIEMY/toc.htm

 

Fazit

• Dieses ist mein längster Beitrag bisher. Super das sie es bis hier geschafft haben!
• Es hat mir Spass gemacht mit diesem neuen Tool eine Analyse aufzusetzen. Die Kinder wunderten sich schon, warum Papa so lange auf sein Handy schaut – ist ER „am Zocken“?
• Es ist hilfreich, die Datei für die Analysezwecke vorher zu konfigurieren. Nur die Inhalte die man braucht, den Namen der Datei wie das Projekt heissen soll, richtige Spaltennamen, keine unnötigen Zwischensummen, etc.
• In bestimmte Situationen kann es einen Mehrwert haben, denn es ist einfach zu lernen und ein ziemlich kräftiges Werkzeug.

 

Ihr Philip Hulsebosch